Trong quy trình xuất nhập khẩu, không ít doanh nghiệp “đứng hình” khi tờ khai hải quan bị phân vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Thực tế, đây không phải là điều xui xẻo — mà là bài kiểm tra về mức độ tuân thủ và chất lượng hồ sơ khai báo của doanh nghiệp.
Bài viết này chia sẻ cách xử lý hiệu quả và kinh nghiệm thực tế để thông quan nhanh, hạn chế tối đa chi phí phát sinh.
Phần 1. Vì Sao Bị Luồng Vàng, Luồng Đỏ?
Trong hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS, mỗi tờ khai đều được phân luồng tự động dựa trên mức độ rủi ro.
Ba cấp độ gồm:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa – được thông quan ngay.
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ chứng từ, yêu cầu đối chiếu bản giấy.
- Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế.
Hệ thống căn cứ vào nhiều yếu tố để ra quyết định:
- Doanh nghiệp có mới thành lập hay không?
- Mặt hàng có “nhạy cảm” về thuế hoặc chính sách quản lý không?
- Mã HS, trị giá khai báo, C/O có bất thường không?
➡️ Nói đơn giản: DN càng minh bạch, khai báo chuẩn, tần suất luồng vàng – đỏ càng giảm.
Phần 2. Khi Gặp Luồng Vàng – Đừng Vội Lo, Hãy Làm Nhanh Và Đúng
Luồng vàng thường chỉ dừng ở việc kiểm tra hồ sơ, nên nếu chuẩn bị tốt, hàng vẫn ra trong ngày.
✅ Bước 1: Kiểm tra lại mọi thứ
- Mã HS, trị giá, điều kiện giao hàng có khớp chứng từ?
- C/O, giấy phép, invoice, hợp đồng… có thiếu sót gì không?
Nếu phát hiện lỗi nhỏ → nên hủy tờ khai và khai lại ngay, tránh nghi ngờ gian lận.
✅ Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ gọn gàng
Scan tất cả chứng từ (tờ khai, invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn, C/O, giấy phép, catalogue…) thành 1 file PDF, sắp theo đúng thứ tự quy định.
Một bộ hồ sơ đẹp, dễ đọc, rõ ràng giúp cán bộ hải quan “thích mắt” – và xử lý nhanh hơn nhiều.
✅ Bước 3: Theo dõi chủ động
Sau khi nộp, đừng chỉ chờ hệ thống phản hồi. Hãy chủ động liên hệ công chức phụ trách hồ sơ để nắm tiến độ, bổ sung kịp thời nếu được yêu cầu.
Sự chủ động này đôi khi giúp tiết kiệm cả… nửa ngày chờ đợi.
⚡ Mẹo từ thực tế:
Gọi điện hoặc gửi email xác nhận tình trạng hồ sơ.
Đính kèm file gọn gàng, trình bày chuyên nghiệp → tạo thiện cảm.
Với doanh nghiệp mới, nên trình bày hồ sơ thật chỉn chu, tránh viết tay, tránh sai lỗi nhỏ.
Phần 3. Khi Rơi Vào Luồng Đỏ – Chuẩn Bị Kỹ, Phối Hợp Nhanh
Luồng đỏ là bước “kiểm tra toàn diện” – bao gồm cả hồ sơ lẫn hàng hóa thực tế.
🔹 Trước khi kiểm hóa:
- Soát kỹ toàn bộ hồ sơ lần cuối.
- Đảm bảo mô tả, số lượng, trọng lượng khớp với hàng thực tế.
- Nếu phát hiện lệch, xin hủy và khai lại tờ khai trước khi kiểm để tránh bị lập biên bản.
🔹 Khi kiểm hóa:
- Có mặt đại diện hiểu rõ hàng hóa.
- Mang theo catalogue, hình ảnh, thông tin kỹ thuật để giải trình.
- Ghi nhận biên bản kiểm hóa cẩn thận – sai gì thì phản hồi ngay tại chỗ.
- Với lỗi nhỏ, có thể đề nghị điều chỉnh nhẹ, không cần lập biên bản.
💡 Kinh nghiệm rút ngắn thời gian:
| Vấn đề | Giải pháp |
|---|---|
| Container lộn xộn | Chuẩn bị sơ đồ vị trí, nhãn hàng rõ ràng |
| Không có người kỹ thuật | Cử nhân viên am hiểu hàng đi cùng |
| Lô hàng nhiều mặt hàng nhỏ | Gom nhóm, phân loại trước |
| Sai lệch nhỏ | Giải trình tại chỗ, xin điều chỉnh nhẹ nếu được |
Phần 4. Những “Lỗi Cổ Điển” Khiến Tờ Khai Dễ Bị Vàng/Đỏ
- Mã HS khai sai, mô tả không khớp hàng hóa.
- Trị giá khai thấp bất thường so với giá tham chiếu.
- C/O lỗi hình thức, sai số tham chiếu hoặc không hợp lệ.
- Thiếu giấy phép chuyên ngành với hàng thuộc diện kiểm soát.
- Doanh nghiệp mới chưa có lịch sử tuân thủ tốt.
Một lỗi nhỏ có thể kéo theo vài ngày chậm thông quan, cộng thêm chi phí lưu container, lưu bãi không nhỏ.
PHẦN 5. QUY TRÌNH THỰC HIỆN TRƯỚC VÀ SAU THÔNG QUAN
5.1. Trước thông quan
- Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng → kiểm tra đủ chứng từ.
- Phân loại hàng hóa và tra mã HS → xác định chính xác loại hình khai báo.
- Lập tờ khai nháp trên hệ thống → rà soát thuế suất, trị giá, biểu phí.
- Nộp hồ sơ bản mềm cho khách hàng duyệt → đảm bảo thống nhất trước khi gửi chính thức.
5.2. Sau thông quan
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ điện tử (bản scan có ký số).
- Đối chiếu tờ khai với dữ liệu vận chuyển thực tế.
- Theo dõi biên bản bàn giao hàng và biên lai thu phí.
- Đánh giá rủi ro và cập nhật vào hệ thống quản lý nội bộ (nếu có).
PHẦN 6. PHỐI HỢP GIỮA CÁC BÊN LIÊN QUAN
6.1. Nội bộ doanh nghiệp
- Bộ phận chứng từ: kiểm soát hồ sơ, cập nhật tiến độ.
- Bộ phận logistics: điều phối vận chuyển và kết nối forwarder.
- Bộ phận kế toán: xử lý thanh toán phí và chứng từ thuế.
6.2. Đối tác bên ngoài
- Forwarder / Hãng tàu: xác nhận lịch tàu, lấy vận đơn, thông báo hàng đến.
- Hải quan: phối hợp trong khâu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa thực tế.
- Đơn vị giám định / kiểm dịch: cung cấp chứng thư đúng thời hạn.
PHẦN 7. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
| Nhóm lỗi | Biểu hiện | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|---|
| Sai mã HS | Mã không khớp thực tế hàng hóa | Bị truy thu thuế, phạt hành chính | Tra cứu bằng biểu thuế cập nhật và tham khảo ý kiến chuyên gia |
| Thiếu chứng từ | Thiếu C/O, hợp đồng, B/L | Chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho | Chuẩn hóa checklist và lưu trữ điện tử |
| Sai thông tin vận đơn | Sai người nhận, sai số container | Không nhận được hàng đúng hạn | Kiểm tra 2 bước trước khi xác nhận B/L |
| Khai báo trị giá sai | Khai thấp hoặc cao hơn thực tế | Bị phạt hoặc yêu cầu điều chỉnh | Đối chiếu 3 chứng từ (Invoice – Contract – Payment) |
PHẦN 8. KIẾN NGHỊ VÀ THỰC HÀNH TỐT
- Chuẩn hóa mẫu biểu nội bộ cho từng loại hình hàng hóa (xuất, nhập, tạm nhập, tái xuất).
- Thiết lập hệ thống lưu trữ điện tử tập trung để truy xuất nhanh khi kiểm tra sau thông quan.
- Đào tạo định kỳ cho nhân viên chứng từ về quy định mới của Tổng cục Hải quan.
- Xây dựng quan hệ hợp tác ổn định với forwarder, hãng tàu và cơ quan hải quan địa phương.
- Ứng dụng công nghệ: khai báo online, tra cứu HS tự động, tích hợp phần mềm ERP – VNACCS.